Uno degli errori più silenziosi e diffusi nei sistemi aziendali è l’assenza di una responsabilità reale. Tutti usano il sistema. Tutti lo subiscono. Ma nessuno ne è davvero responsabile.
Il risultato è un sistema che esiste, funziona a tratti, ma non viene governato. E ciò che non è governato, prima o poi, diventa un problema.
Responsabilità distribuita non significa responsabilità condivisa
In molte aziende la responsabilità del sistema è “distribuita”. L’IT gestisce l’infrastruttura. Il management prende decisioni strategiche. I reparti usano gli strumenti. I fornitori implementano.
Sulla carta sembra equilibrato. Nella pratica significa che nessuno ha una visione complessiva. Ognuno vede un pezzo. Nessuno vede il sistema.
Quando qualcosa non funziona, la responsabilità rimbalza. È un problema tecnico. È un problema di processo. È un problema di utilizzo. È sempre un problema di qualcun altro.
Il sistema come territorio neutro
Un segnale chiaro di questo errore è quando il sistema viene percepito come un territorio neutro, quasi naturale. “Il sistema fa così.” “Non si può fare diversamente.” “È il gestionale.”
In questi casi il sistema smette di essere una scelta e diventa un dato di fatto. Non viene discusso, non viene messo in discussione, non viene migliorato.
Ma un sistema non è neutro. Riflette decisioni. Riflette priorità. Riflette compromessi. Trattarlo come qualcosa di impersonale significa rinunciare a governarlo.
Quando l’IT diventa il parafulmine
Spesso questa assenza di responsabilità si scarica sull’IT. L’IT diventa il punto di raccolta di ogni frustrazione: “Il sistema è lento.” “Il dato non torna.” “Non si riesce a fare.”
Ma l’IT può gestire la tecnologia. Non può decidere i processi. Non può stabilire le regole di business. Non può definire le priorità operative.
Chiedere all’IT di “sistemare il sistema” senza una governance è come chiedere a un meccanico di decidere dove andare.
Il sistema senza proprietario
Un sistema senza un proprietario chiaro tende a stratificarsi. Ogni richiesta viene gestita come eccezione. Ogni esigenza come personalizzazione. Ogni urgenza come patch.
Nessuno si chiede se quella modifica migliora il sistema nel suo insieme. Conta solo risolvere il problema immediato. Così il sistema cresce, ma non evolve.
Col tempo diventa difficile da capire, costoso da mantenere e fragile al cambiamento.
La differenza tra usare e governare
Usare un sistema significa adattarsi a ciò che offre. Governarlo significa decidere come deve funzionare per sostenere il lavoro reale.
Governare richiede scelte: cosa entra nel sistema, cosa resta fuori, cosa è standard, cosa è eccezione. Richiede di dire dei no, non solo dei sì.
Senza qualcuno che si assuma questa responsabilità, il sistema diventa un contenitore passivo. Accoglie tutto. E proprio per questo perde forma.
Responsabilità significa visione
Avere un responsabile del sistema non significa accentrare tutto. Significa avere qualcuno che tenga insieme tecnologia, processi e decisioni.
Questa figura non deve sapere tutto. Deve saper fare le domande giuste. Deve mantenere coerenza. Deve difendere il disegno del sistema dalle scorciatoie.
Senza visione, le scelte diventano reazioni. E un sistema reattivo è sempre in affanno.
Il costo dell’assenza di governance
L’assenza di responsabilità ha un costo che non compare nei bilanci. È il tempo speso a chiarire. È l’energia consumata a compensare. È la sfiducia che cresce quando il sistema non è affidabile.
Le persone smettono di segnalare problemi perché “tanto non cambia niente”. Le decisioni si spostano fuori dal sistema. Nascono soluzioni parallele.
Il sistema resta, ma viene aggirato.
Riprendere il controllo del sistema
Riprendere il controllo non significa cambiare software. Significa chiarire chi decide come il sistema deve funzionare. Chi ne tutela la coerenza. Chi ne guida l’evoluzione.
Quando questa responsabilità è chiara, il sistema smette di essere un problema tecnico e torna a essere uno strumento organizzativo.
Se nessuno è davvero responsabile del sistema, il sistema finirà per governare le persone.