È diffusa la convinzione che l’elusione dei gestionali aziendali sia un errore individuale o una mancanza di formazione. Questa visione ignora le ragioni più profonde e radicate all’interno del sistema organizzativo che spingono i collaboratori a bypassare strumenti progettati per migliorare l’efficienza e il controllo.
Il problema reale dietro l’aggiramento dei gestionali
Non si tratta semplicemente di mancanze o cattive abitudini dei singoli, bensì di segnali che indicano disallineamenti tra processi stabiliti, ruoli assegnati e le reali necessità operative. I gestionali, da rigorosi sistemi di supporto, possono diventare percepiti come ostacoli o vincoli, spingendo a cercare “scorciatoie” esterne all’impalcatura formale.
In questo senso, il bypass non è un mero errore tecnico o comportamentale ma un effetto che emerge dal sistema organizzativo nel suo complesso.
Analisi sistemica: processi, ruoli e decisioni implicate
Per comprendere pienamente l’origine di questi fenomeni, si devono osservare le interazioni tra i processi aziendali, i ruoli con le rispettive responsabilità e le decisioni a livello di governance. Spesso, i processi configurati nei sistemi gestionali non riflettono le complessità reali o sono rigidamente prescrittivi, creando frizioni operative.
Un’ulteriore fonte di disallineamento si manifesta quando ruoli e responsabilità sono sovrapposti o poco chiari, costringendo i collaboratori ad adattarsi attraverso strategie informali che aggirano i software.
Il peso delle decisioni di governance nelle scelte operative
Le decisioni di governance, spesso centrali e poco decentralizzate, condizionano la flessibilità di utilizzo dei gestionali; la mancanza di adattabilità decisionale si traduce in lentezza e inefficienza, incentivando comportamenti di aggiramento per rispettare tempi, qualità e risultati.
Il ruolo delle comunicazioni interne e dei feedback
La mancata implementazione di circuiti di feedback efficaci e la scarsa comunicazione tra team e livelli gerarchici consolidano le discrepanze tra la progettazione formale del sistema gestionale e le esigenze operative concrete.
Impatto sull’espansione, controllo e scalabilità aziendale
Queste dinamiche non restano isolate: l’aggiramento dei gestionali compromette la qualità dei dati, la trasparenza e la tracciabilità delle informazioni, indebolendo il controllo interno e limitando la capacità di scalare processi e organizzazione.
Un sistema frammentato, dove strumenti formali e pratiche reali divergono, rallenta la crescita e crea rischi maggiori nell’adeguamento normativo e nella gestione dei cambiamenti.
Gli errori più comuni nel mercato nella gestione dei gestionali
Molte aziende peccano di un approccio tecnologico distaccato dal fattore umano e dai processi di lavoro reali. Si investe in soluzioni informatiche senza analizzare a fondo come esse interagiscono con le modalità operative quotidiane. Inoltre, si tende a responsabilizzare eccessivamente gli utenti per non aver utilizzato correttamente gli strumenti, anziché riconoscere le criticità strutturali sottostanti.
Un’altra falla frequente è la mancata revisione continua di processi e ruoli in concomitanza con l’evoluzione delle esigenze aziendali, lasciando obsoleti sistemi e modalità operative.
Un cambio di paradigma: dal controllo rigido all’adattamento dinamico
Una nuova prospettiva propone di affrontare il problema non solo migliorando il software gestionale, ma ripensando i processi, definendo chiaramente i ruoli e rendendo più fluide le decisioni e i canali di comunicazione.
Equilibrare controllo e autonomia, strutture e flessibilità, diventa essenziale: il sistema organizzativo deve permettere adattamenti in tempo reale, riconoscendo che l’aggiramento è un sintomo di pratiche non allineate piuttosto che un’anomalia isolata.
Tabella comparativa: Gestionali rigidi vs Gestionali integrati con processi flessibili
| Aspetti | Gestionali Rigidi | Gestionali con Processi Flessibili |
|---|---|---|
| Allineamento con i processi | Basso, sistemi standardizzati e poco modificabili | Alto, personalizzazione e aggiornamenti frequenti |
| Ruoli e responsabilità | Definiti in modo rigido e poco adattabile | Chiarezza con possibilità di aggiustamenti dinamici |
| Decisioni operative | Centralizzate e lente | Decentralizzate e reattive |
| Flessibilità d’uso | Bassa, scoraggia scostamenti | Alta, consente eccezioni controllate |
| Impatto sull’errore umano | Spinge a soluzioni non formali | Minimizza l’elusione con supporti adeguati |
| Scalabilità | Limitata dalle rigidità | Facilitata da processi adattivi |
Sei fattori chiave per mitigare l’aggiramento dei gestionali aziendali
- Analisi continua dei processi alla luce delle pratiche reali.
- Definizione e aggiornamento chiaro e condiviso di ruoli e responsabilità.
- Decentralizzazione ponderata delle decisioni operative per maggiore agilità.
- Implementazione di circuiti efficaci di comunicazione e feedback intra-organizzativi.
- Adattamento continuo degli strumenti gestionali alle esigenze emergenti.
- Formazione e supporto orientati a integrare strumenti e processi.
Domande frequenti: Perché e quando si verifica l’aggiramento dei gestionali?
L’aggiramento si verifica prevalentemente quando il sistema non supporta adeguatamente le esigenze operative, o quando le rigidità del gestionale contrastano con tempi e modi di lavoro imposti o scelti dagli operatori. Succede anche in fasi di cambiamento organizzativo rapido o carenze di comunicazione tra livelli gerarchici.
Comprendere il momento e le ragioni specifiche di questi comportamenti è fondamentale per intervenire in modo mirato ed efficace.
Una riflessione finale: si deve guardare al sistema, non solo al software
Il fenomeno dell’aggiramento dei gestionali è il manifesto di una disfunzione profonda, che non può essere risolta con interventi spot su software o comportamenti isolati. È necessario adottare una visione d’insieme, in cui processi, persone e sistemi si riallineino costantemente per sostenere la crescita e la resilienza aziendale.
Solo un approccio integrato e dinamico all’architettura organizzativa può trasformare il problema apparente in un’opportunità di evoluzione concreta.