È diffusa la convinzione che Excel rappresenti una soluzione agile e a basso costo per gestire processi aziendali. In realtà, il ricorso a Excel per aggirare i software gestionali nasconde criticità profonde che minano l’efficacia organizzativa e la governabilità dell’impresa.
La vera natura del problema oltre l’apparente facilità di Excel
Molte aziende adottano Excel come strumento per compensare inefficienze o rigidità dei sistemi gestionali. Il problema non è Excel in sé, ma la sua sostituzione del gestionale nei processi chiave, innescando frammentazione, errori e perdita di controllo decisionale.
Questo fenomeno segnala un malfunzionamento più ampio nella configurazione dei sistemi aziendali e nelle pratiche di governance, che nel tempo diventa difficile da gestire e sorvegliare.
Analisi sistemica: processi, ruoli e decisioni condotti tramite Excel
Quando Excel entra stabilmente nei flussi operativi, si creano processi paralleli e non sincronizzati rispetto al software principale. Spesso sono dipendenti o singoli team a mantenere e aggiornare manualmente fogli di calcolo distinti, con regole non formalizzate e documentazione incompleta.
Le decisioni basate su dati Excel risultano quindi isolate e non allineate con le informazioni ufficiali, compromettendo la coerenza strategica. Inoltre, la flessibilità individuale nelle modifiche introduce rischi di errori non rilevati e rallenta la capacità di risposta dell’organizzazione.
Impatto sulle capacità di crescita, controllo e scalabilità dell’impresa
L’uso diffuso di Excel per aggirare il gestionale riduce la trasparenza dei processi e limita il controllo manageriale. Con la crescita aziendale, questa pratica compromette l’affidabilità dei dati, ritarda i flussi decisionali e crea colli di bottiglia nella gestione delle attività.
La scalabilità risulta così compromessa perché i processi non sono standardizzati né integrati, aumentando i costi di coordinamento e il rischio di non conformità normativa.
Errore comune: sottovalutare l’interazione tra sistemi e comportamenti organizzativi
Molte imprese tentano di risolvere la frustrazione verso i sistemi gestionali con soluzioni emergenziali basate su Excel, senza approfondire le cause strutturali. Spesso si ignora che il problema risiede nel disallineamento tra processi, ruoli e strumenti tecnologici, anziché nelle singole applicazioni.
Questa visione frammentaria porta a interventi inefficaci e temporanei, che rafforzano piuttosto le disfunzioni di sistema presenti.
Un nuovo approccio: integrare processi, tecnologia e governance
Per invertire la tendenza è necessario spostare la prospettiva da soluzioni individuali a una revisione complessiva dell’architettura organizzativa. Ciò implica ridefinire processi standardizzati, chiarire responsabilità e investire nella governance dei dati a livello aziendale.
Solo riequilibrando l’interazione tra sistemi informativi e comportamenti organizzativi si può costruire un ambiente in cui il software gestionale è realmente il riferimento unico e autorevole per i processi di business.
Quando e perché Excel viene preferito all’uso del sistema gestionale
Excel tende ad essere scelto quando il gestionale non risponde tempestivamente alle esigenze specifiche, presenta complessità eccessive o non consente personalizzazioni rapide. Questa scelta nasce da una percezione di agilità immediata ma trascura l’impatto sistemico a medio-lungo termine.
La ragione è spesso un gap tra i processi effettivi e quelli modellati dal software, che può derivare da scarsa analisi dei requisiti o cambiamenti non governati dei processi stessi.
Processi aziendali non aderenti al modello software
Un sistema gestionale funziona efficacemente solo se supporta i processi così come vengono eseguiti o guida evoluzioni organizzate. Quando questo non accade, Excel diventa strumento di adattamento non ufficiale, provocando sovrapposizioni e incoerenze.
Ruoli e responsabilità non codificate
In assenza di chiare responsabilità sui dati e sulla gestione documentale, i dipendenti ricorrono a Excel per risolvere autonomamente problemi emergenti, diffondendo pratiche non standardizzate.
Confronto tra software gestionale e fogli di calcolo in azienda
| Aspetto | Software gestionale | Excel |
|---|---|---|
| Standardizzazione | Alta, processi formalizzati | Bassa, varia in base all’utente |
| Controllo dati | Centralizzato, integrato | Disperso, locale |
| Aggiornamento informazioni | Automatico e sincronizzato | Manuale e asincrono |
| Scalabilità | Elevata con infrastruttura adeguata | Limitata, soggetta a errori |
| Governance | Supportata da ruoli definiti | Assente o debole |
| Adattabilità | Limitata alle configurazioni disponibili | Molto elevata, ma non controllata |
Le sei azioni chiave per governare l’uso di Excel in azienda
- Analizzare le cause del ricorso a Excel in azienda.
- Coinvolgere i responsabili dei processi e dell’IT per mappare le criticità.
- Rivedere e standardizzare i processi aziendali.
- Rafforzare la governance informativa e la definizione di ruoli.
- Integrare o personalizzare il gestionale per ridurre lacune.
- Monitorare costantemente l’uso di strumenti alternativi per intervenire tempestivamente.
Come le scelte organizzative influenzano la sostenibilità del sistema gestionale
La sostenibilità di un sistema gestionale dipende non solo dalla tecnologia ma dalla capacità dell’organizzazione di adattare e governare processi e ruoli. Una governance solida impedisce deviazioni e mantiene l’integrità informativa, evitando che Excel diventi un sostituto incontrollato.
Il cambiamento richiede consapevolezza che il sistema informativo funziona solo se è coerente con il funzionamento reale dell’impresa e ne supporta la scalabilità.
Un cambio di passo necessario per sbloccare l’evoluzione aziendale
Riconoscere che Excel utilizzato per aggirare il software gestionale rappresenta una criticità strutturale è il primo passo verso una trasformazione efficace. Solo intervenendo sul sistema organizzativo e sulla governance dei processi si può restituire ordine, affidabilità e potenzialità di crescita.
Il percorso non è tecnico o tecnologico ma strategico: aggirare un problema con uno strumento flessibile non risolve le radici del problema, le affronta e le trasforma in un vantaggio competitivo.