La credenza comune vuole che l’adozione di gestionali aziendali risolva automaticamente inefficienze operative. Quasi sempre, tuttavia, il problema di radicata inefficienza rimane o si ripropone nel tempo, nonostante le tecnologie implementate.
Un problema più profondo della mera digitalizzazione
Il vero problema non è il software, ma il modo in cui l’organizzazione struttura i propri processi e governa le operazioni quotidiane. L’inefficienza si annida nelle pratiche consolidate, nella comunicazione frammentata e nelle responsabilità poco definite, che un gestionale da solo non può sanare.
Spesso ci si illude che la tecnologia corregga disallineamenti organizzativi, senza intervenire sulle dinamiche interne o sulla reingegnerizzazione dei processi.
Analisi dei processi: tra ruoli confusi e decisioni disallineate
Un quesito fondamentale: quali processi sono davvero mappati e governati? Molte aziende adottano gestionali senza adeguare o chiarire i flussi operativi. Inevitabilmente, ruoli e responsabilità rimangono sovrapposti o non assegnati, generando colli di bottiglia e ridondanze.
Decisioni operative vengono prese fuori dai canali definiti, la comunicazione non è fluida e i controlli non sono integrati con il gestionale, creando un sistema bifronte e incoerente.
Processi versus strumenti: una relazione sbilanciata
Spesso i processi sono adattati a ciò che il gestionale consente, anziché essere migliorati per raggiungere obiettivi di efficienza e controllo. Questo approccio limita l’efficacia del sistema informativo e genera un’auto-riproduzione dell’inefficienza di partenza.
Ruoli e responsabilità: chi decide cosa?
La mancanza di una chiara definizione e comunicazione dei ruoli genera ambiguità e deleghe tacite. Di conseguenza, la responsabilità delle decisioni operative si disperde, con un impatto negativo sulla prontezza e qualità delle azioni aziendali.
Impatto sul controllo, la crescita e la scalabilità aziendale
Senza processi ben definiti e gestiti, il controllo sull’operatività è frammentato, impedendo analisi affidabili e tempestive. Questo limita fortemente la capacità di crescita organizzativa e la scalabilità, che richiederebbero trasparenza e predicibilità delle attività.
La mancanza di dati coerenti e la difficoltà nel coordinare risorse creano una base instabile per ogni progetto di sviluppo o espansione.
Errore comune nel mercato: delegare l’efficienza al software
Molte aziende cadono nell’errore di considerare il gestionale come soluzione unica per l’inefficienza. Ritengono che acquistare o aggiornare sistemi gestionali sia sufficiente a migliorare le prestazioni operative, senza dedicare tempo alla revisione dei processi o alla formazione sulle nuove dinamiche organizzative.
Questo atteggiamento produce un circolo vizioso: inefficienze persistenti, costi crescenti, sprechi di risorse e frustrazione diffusa.
Un cambio di paradigma necessario
Per interrompere questo ciclo, è indispensabile spostare il focus dal software ai processi, alle persone e alle decisioni strategiche che definiscono il lavoro quotidiano. Il gestionale deve essere uno strumento abilitante, non una panacea.
Una revisione sistematica dell’architettura dei processi, unita a una governance chiara e a una cultura delle responsabilità, permette di realizzare effettivi miglioramenti operativi.
Dettagli di governance che determinano l’efficacia operativa
La governance deve specificare chi prende quale decisione, con quali informazioni e secondo quali criteri. Solo così si ottiene un flusso operativo continuo e integrato con il gestionale, capace di produrre dati attendibili e facilitare il controllo.
Questi elementi consentono inoltre di riconoscere tempestivamente eventuali scostamenti e di intervenire efficacemente, migliorando la resilienza del sistema aziendale.
Confronto tra approccio tradizionale e governance orientata ai processi
| Elemento | Approccio Tradizionale | Governance Orientata ai Processi |
|---|---|---|
| Ruoli e responsabilità | Ambigui, sovrapposti | Chiari, ben definiti |
| Decisioni operative | Disparate, non tracciate | Centralizzate e registrate |
| Utilizzo gestionale | Strumento isolato | Integrato nei processi |
| Controllo | Marginale e frammentato | Continuo e sistematico |
| Efficienza | Variabile, spesso bassa | Costante e migliorabile |
Sei passaggi per evitare l’auto-riproduzione dell’inefficienza
- Analizzare e mappare dettagliatamente i processi operativi esistenti
- Definire chiaramente ruoli e responsabilità con responsabilità esplicite
- Assicurare la coerenza tra processo operativo e funzionalità del gestionale
- Implementare una governance che definisca modalità e criteri decisionali
- Integrare controlli periodici e analisi dei dati operativi
- Formare e coinvolgere le persone nella comprensione e miglioramento continuo
Una riflessione finale indispensabile
La gestione operativa inefficiente che si ripete con i gestionali non è un problema tecnologico, ma un sintomo di una struttura organizzativa mal definita e poco governata. Affrontare la questione richiede un approccio sistematico e disciplinato, capace di valorizzare la tecnologia come strumento e non come soluzione finale.
Senza questa trasformazione, le inefficienze resteranno radicate e il potenziale di crescita e scalabilità dell’azienda continuerà a essere compromesso.