È diffusa l’idea che l’uso di software gestionali sia una barriera insormontabile contro gli errori di processo e la perdita di controllo aziendale. Tuttavia, in molte realtà accade che, nonostante la presenza di soluzioni gestionali dedicate, Excel venga utilizzato come sistema parallelo o addirittura sostitutivo. Questa pratica non è un semplice abuso strumentale, ma indica questioni profonde nella struttura organizzativa e nei flussi decisionali aziendali.
Il vero problema dietro l’uso estensivo di Excel nonostante il gestionale
La causa più comune e meno evidente di questo fenomeno non è la mancanza di funzionalità del gestionale, bensì una dissonanza tra i processi organizzativi stabiliti e quelli reali, percepiti o attuati dagli utenti. Excel diventa il rifugio per gestire eccezioni, personalizzazioni o velocizzare passaggi che il sistema ufficiale non rende sufficientemente flessibili.
Ciò evidenzia un’offuscamento della governance informativa, con ruoli e responsabilità poco chiari riguardo all’uso della tecnologia e dei flussi di dati, facendo emergere un sistema di controllo informale che si sovrappone a quello ufficiale.
Analisi dei processi e ruoli inflessibili all’interno dell’organizzazione
Nei casi in cui un gestionale viene aggirato, le procedure interne spesso sono troppo rigide, poco scalabili o non allineate con le esigenze operative quotidiane. Gli utenti, soprattutto a livello operativo o di middle management, sviluppano metodi alternativi per raggiungere gli obiettivi di velocità e precisione percepita, affidandosi a fogli Excel personalizzati.
Inoltre, la mancanza di un’adeguata formazione e di un supporto continuo rende le persone insicure sui vantaggi del gestionale, spingendole a preferire strumenti a loro noti e controllabili direttamente.
Decisioni aziendali e governance dell’informazione
La scelta di usare Excel come sistema di fatto riflette un deficit nei meccanismi di governance: decisioni cruciali su chi può modificare i dati, chi deve avere accesso e come i dati vengono validati sono frammentate o assenti. Questo disallineamento crea silos informativi difficili da integrare nei processi di reporting e controllo centrale.
Il problema si radica anche nel processo di digitalizzazione e gestione del cambiamento, dove spesso manca una strategia integrata che consideri aspetti umani, tecnologici e organizzativi come elementi inseparabili.
Conseguenze su crescita, controllo e scalabilità aziendale
L’utilizzo massiccio di Excel affianco o in sostituzione del gestionale porta a un deterioramento della qualità del dato e a un aumento del rischio operativo, compromettendo la capacità di crescita sostenibile e il controllo dei processi.
La mancanza di uniformità dello strumento comporta inoltre una scarsa tracciabilità, difficoltà di audit e fragilità nei processi decisionali, con ricadute negative su compliance e governance aziendale.
Errori comuni nel mercato nella gestione dell’alternanza tra gestionale ed Excel
Uno degli errori più frequenti è considerare Excel come una mera soluzione temporanea o una scelta di convenienza tecnica, senza affrontare le radici organizzative e cultural-procedurali che ne giustificano l’uso.
Altro errore è ignorare il contributo informale e di controllo che Excel rappresenta, provando a vietarne l’uso senza offrire un’alternativa effettiva o un piano di gestione del cambiamento adeguato.
Riconsiderare il rapporto tra sistemi gestionali e strumenti spreadsheet
Il punto di svolta è riconoscere che Excel non è semplicemente un problema da eliminare ma un sintomo di esigenze non soddisfatte dal gestionale e di disallineamento nelle pratiche decisionali e di controllo.
Un approccio di revisione integrata deve analizzare i flussi operativi, i gap tra policy e prassi e le dinamiche di potere informativo dentro l’azienda, trasformando Excel da elemento di conflitto a parte integrante di un ecosistema informativo coerente.
Convergenza tra governance dei dati e autonomia operativa
È necessario calibrare la governance per concedere sufficiente autonomia agli operatori senza perdere il controllo centralizzato di dati e processi critici. Questo equilibrio permette di migliorare l’efficienza, mantenendo coerenza e qualità dell’informazione.
Le politiche di gestione devono quindi prevedere regole chiare ma anche spazi di personalizzazione controllati e monitorati, riducendo la percezione della rigidità del sistema gestionale.
Affermazioni definitive sull’uso strategico degli strumenti aziendali
La pratica di aggirare il gestionale con Excel, lungi dall’essere un semplice abuso, è un segnale chiave della necessità di ripensare i meccanismi organizzativi di gestione dei dati e dei processi. Solo affrontando questo tema si potrà evitare la proliferazione di sistemi paralleli e garantire un’efficace crescita aziendale in termini di controllo e scalabilità.
Le imprese devono spostare l’attenzione dalla tecnologia in sé alla riorganizzazione dei processi decisionali e di governance, facendo convergere strumenti e ruoli in un sistema coerente e controllabile nel tempo.
| Fattore | Gestionale | Excel |
|---|---|---|
| Flessibilità | Limitata a processi definiti | Elevata personalizzazione |
| Tracciabilità | Alta, grazie a log e controlli | Scarsa, dipende dall’utente |
| Scalabilità | Adatta a crescita aziendale | Adatta solo a volume limitato di dati |
| Governance | Strutturata e centralizzata | Decentrata e informale |
| Integrazione | Totale con altri sistemi aziendali | Limitata, spesso manuale |
- Identificare i gap tra funzionalità del gestionale e esigenze operative reali.
- Definire chiaramente ruoli e responsabilità nella gestione dei dati.
- Implementare una governance integrata dei flussi informativi.
- Favorire formazione continua e accompagnamento al cambiamento.
- Monitorare e controllare l’uso di strumenti paralleli come Excel.
- Rivedere periodicamente i processi per allineare sistemi e prassi.