Molti ritengono che l’inaffidabilità dei dati nei software gestionali sia un problema legato esclusivamente alla tecnologia o agli errori superficiali degli utenti. Questa convinzione comune sottovaluta la complessità sistemica che origina e perpetua la scarsa qualità dei dati. La realtà è che il problema nasce e si cronicizza a causa di processi organizzativi mal strutturati, con ruoli poco definiti e decisioni frammentate.
Identificare la vera origine del problema dei dati non affidabili
L’inaffidabilità dei dati non è il risultato di un unico fattore tecnico, bensì di una serie di carenze gestionali e procedurali che interagiscono tra loro. Ancora oggi molte aziende affrontano problemi di qualità dati senza riflettere abbastanza su come i processi interni al sistema informativo siano progettati e governati. Il risultato è un flusso informativo disintegrato, dove l’aggiornamento, la verifica e la validazione dei dati avvengono in modo sporadico o inefficace.
Di fatto, la fragilità dei dati è una manifestazione visibile di un’interruzione nei processi orizzontali e verticali dell’organizzazione che coinvolgono la raccolta, la gestione e la fruizione delle informazioni.
Processi coinvolti in modo critico e ruoli incerti nella gestione dati
Un’analisi sistemica evidenzia che il problema si estende a processi fondamentali come la raccolta, la registrazione, la verifica, la condivisione e la manutenzione dei dati. Spesso manca un processo chiaro e formalizzato di validazione, e i ruoli responsabili sono sovrapposti o insufficientemente definiti.
Processo di raccolta dati
Il processo di raccolta raramente prevede controlli sistematici sulla qualità degli input. I dati arrivano da fonti diverse, con tempi e modalità non coordinati. La responsabilità dell’inserimento dati spesso ricade su operatori di front-line non formati a fondo per garantire coerenza e accuratezza.
Ruoli e responsabilità ambigui
Il mancato inquadramento dei ruoli rende complicata la tracciabilità e la risoluzione degli errori. Non esistono figure di governance dati dedicate che supervisionino la qualità nel lungo termine, creando un vuoto decisionale che consente il perdurare di disallineamenti informativi.
Impatto sulla crescita, il controllo e la scalabilità aziendale
L’assenza di un’architettura di processo robusta compromette gravemente la capacità dell’organizzazione di crescere in modo sostenibile. L’inaffidabilità dei dati porta a decisioni errate, ritardi nelle risposte operative e difficoltà nel monitoraggio delle performance aziendali.
Il controllo diventa fittizio, poiché le informazioni su cui si basa non sono affidabili né tempestive. Inoltre, senza un flusso dati strutturato e standardizzato, la scalabilità dei processi viene bloccata, e l’integrazione con sistemi esterni o futuri risulta problematica e rischiosa.
Gli errori comuni nel mercato nella gestione dati aziendali
Una consuetudine diffusa è focalizzarsi esclusivamente sulla tecnologia, privilegiando l’acquisto di software sempre più complessi senza intervenire sull’organizzazione interna. Questo porta ad una moltiplicazione degli strumenti senza coordinamento e senza una revisione dei processi di base.
Altro errore frequente è la sottovalutazione dell’importanza della formazione continua e della governance dati, che non sono mai integrate nel modello organizzativo come elementi chiave per mantenere l’integrità delle informazioni.
Una necessaria inversione di paradigma nel percepire la gestione dati
La soluzione non risiede né nello strumento né in interventi palliativi a compartimenti stagni, bensì in una revisione organica dell’architettura dei processi informativi. Questo comporta una ridefinizione dei flussi informativi con ruoli e responsabilità ben dettagliati, accompagnata da un modello decisionale coerente e integrato con la strategia aziendale.
Occorre quindi passare da un approccio “reactive” e frammentato a una cultura della gestione dati che consideri l’integrità informativa un asset strategico da governare sistematicamente e proattivamente.
Tabella comparativa: approccio superficiale vs. approccio strutturato alla gestione dati
| Aspetto | Approccio superficiale | Approccio strutturato |
|---|---|---|
| Definizione ruoli | Ambigua o assente | Chiara e formalizzata |
| Verifica qualità dati | Saltuaria e non sistematica | Processi integrati e continui |
| Governance | Assente o limitata | Centralizzata e coordinata |
| Formazione | Poco o nulla organizzata | Continuativa e mirata |
| Decisioni sui dati | Frammentate e isolate | Basate su processi integrati |
| Scalabilità sistemi | Limitata e rischiosa | Effettiva e controllata |
Sei passaggi fondamentali per una gestione dati efficace e credibile
- Definizione chiara e documentata dei ruoli e delle responsabilità nel ciclo dati.
- Formalizzazione di processi di raccolta, revisione e aggiornamento dei dati con verifica continua.
- Implementazione di regole di governance dati con un team dedicato di supervisione.
- Introduzione di una formazione obbligatoria e continua per tutti gli operatori coinvolti.
- Creazione di flussi informativi integrati che evitino ridondanze e disallineamenti.
- Monitoraggio e revisione periodica delle performance dati e degli impatti sul business.
L’importanza di un approccio integrato tra processi e governance dati
Un’efficace affidabilità dei dati deriva solo dall’interazione sinergica tra processi ben disegnati, responsabilità chiare e meccanismi di controllo costituiti da regole e standard condivisi. Soltanto un approccio integrato permette di mantenere nel tempo la qualità informativa e di trarre reale valore dai software gestionali utilizzati.
La governance dei dati deve essere concepita come un elemento dinamico in grado di adattarsi alle evoluzioni dell’organizzazione e al contesto di mercato, mantenendo il controllo sull’integrità e la coerenza delle informazioni.
Un principio guida per governare la qualità dati nelle organizzazioni
L’affidabilità dei dati non è un obiettivo tecnico o un traguardo temporaneo, ma un processo di maturazione organizzativa continuo che coinvolge tutte le funzioni aziendali. La fiducia nelle informazioni diviene così un risultato naturale e persistente di architetture processuali progettate con rigore e trasparenza.
Ne deriva una consapevolezza imprescindibile: senza una governance robusta e una disciplina processuale, ogni software gestionale – per quanto sofisticato – resta uno strumento insufficiente a garantire dati affidabili nel medio-lungo periodo.