Excel è ovunque.
In aziende piccole, medie e grandi.
Spesso è il primo strumento che viene aperto la mattina e l’ultimo che si chiude la sera.
E quasi sempre viene descritto così:
“È solo un file di appoggio.”
In realtà, raramente è solo un file.
Excel entra nei processi aziendali quando qualcosa manca.
E quando entra, difficilmente esce.
Perché Excel funziona (all’inizio)
Excel è flessibile.
Veloce.
Familiare.
Permette di:
- adattarsi a qualsiasi esigenza
- aggirare limiti dei software
- risolvere problemi immediati
Ed è proprio per questo che diventa pericoloso.
Excel non chiede di progettare.
Permette di improvvisare.
Quando Excel smette di essere uno strumento
Il problema nasce quando Excel non serve più per analizzare,
ma per far funzionare il processo.
Succede quando:
- è l’unico posto dove “i conti tornano”
- contiene logiche che nessun software ha
- viene aggiornato manualmente ogni giorno
- è gestito da una sola persona
A quel punto Excel non è più un supporto.
È un sistema parallelo.
E nessuno l’ha deciso davvero.
Il costo non è il file. È tutto ciò che gli gira intorno
Il costo di Excel non è la licenza.
È ciò che richiede per funzionare.
Tempo per:
- aggiornare dati
- controllare formule
- verificare versioni
- spiegare come usarlo
Ogni copia inviata per email è una versione diversa.
Ogni modifica manuale è un potenziale errore.
Ogni “te lo sistemo io” aumenta la dipendenza.
Questo tempo non viene mai misurato.
Ma si accumula ogni giorno.
Excel crea dipendenza dalle persone, non dai processi
Molti fogli Excel funzionano perché qualcuno li conosce a memoria.
Sa dove mettere mano.
Sa cosa non toccare.
Quando quella persona:
- cambia ruolo
- va in ferie
- esce dall’azienda
il processo si ferma o rallenta.
Non perché manchi la competenza.
Ma perché la conoscenza non è nel sistema.
È nella testa di qualcuno.
Più Excel c’è, meno controllo hai
Questo è il paradosso.
Excel viene usato per “tenere tutto sotto controllo”.
In realtà riduce il controllo.
Perché:
- i dati non sono aggiornati in tempo reale
- le informazioni non sono condivise
- le regole non sono esplicite
- i controlli sono manuali
E quando i dati servono per decidere, non per calcolare, il problema emerge.
Excel è quasi sempre un sintomo
Excel non è il nemico.
È un segnale.
Indica che:
- il sistema non copre tutti i processi
- i flussi non sono coerenti
- i dati non convivono bene
Eliminare Excel senza cambiare il sistema non serve.
Ricomparirà sotto un’altra forma.
Il vero problema non è “usare Excel”
Il problema è dipendere da Excel.
Quando un file diventa critico per:
- fatturare
- decidere
- controllare
non stai usando uno strumento.
Stai compensando una mancanza strutturale.
La domanda giusta non è “come sostituire Excel”
La domanda giusta è:
perché abbiamo bisogno di Excel per far funzionare il processo?
Se la risposta è:
- “perché il gestionale non lo fa”
- “perché è più veloce”
- “perché così abbiamo tutto sotto mano”
allora il problema non è il file.
È l’architettura.