SharePoint viene spesso adottato come risposta strutturata ai limiti delle cartelle condivise. Portali, librerie, permessi, flussi. Sulla carta sembra già un sistema documentale.
Eppure, in molte organizzazioni, i problemi restano. Versioni sbagliate, documenti usati fuori contesto, responsabilità poco chiare.
Il punto non è lo strumento. È ciò che gli si chiede di fare.
SharePoint nasce come piattaforma
SharePoint è una piattaforma generalista. Serve a costruire spazi collaborativi, portali informativi, raccolte documentali.
È estremamente flessibile. Proprio per questo non impone un modello.
La piattaforma abilita. Ma non governa da sola.
Piattaforma e sistema non sono sinonimi
Un sistema prende decisioni strutturali: stati, responsabilità, validità, relazioni.
Una piattaforma mette a disposizione strumenti per implementarle.
Quando manca il modello, la piattaforma amplifica la confusione invece di risolverla.
Il falso senso di controllo
Liste, permessi, workflow danno l’impressione di controllo. Ma se ogni area è configurata in modo diverso, il controllo è locale.
Il documento cambia comportamento a seconda di dove si trova.
Questo rende il sistema imprevedibile.
Configurazione senza architettura
Molti progetti SharePoint falliscono perché partono dalla configurazione invece che dall’architettura.
Si creano siti, librerie, flussi senza una visione unitaria.
Il risultato è una somma di soluzioni locali, non un sistema documentale.
Il DMS come modello prima che come software
Un Document Management System parte da un modello chiaro: quali documenti contano, quali decisioni supportano, quali stati attraversano.
Lo strumento viene dopo. Serve a rendere quel modello operativo.
Quando il modello è chiaro, anche SharePoint può essere usato. Quando non lo è, nessuna piattaforma basta.
Documenti critici vs contenuti informativi
SharePoint è eccellente per contenuti informativi: documentazione, materiali interni, conoscenza condivisa.
I documenti critici sono un’altra cosa. Vincolano scelte, abilitano azioni, comportano rischi.
Trattarli allo stesso modo è un errore di sistema.
Quando SharePoint viene usato come DMS
Quando si chiede a SharePoint di fare da DMS senza un modello, emergono workaround: cartelle speciali, naming rigidi, regole informali.
Il sistema viene compensato dalle persone.
Ed è lì che torna l’attrito.
La differenza non è tecnica
Dire “SharePoint o DMS” è la domanda sbagliata.
La domanda giusta è: abbiamo un modello di governo dei documenti?
Senza modello, ogni piattaforma diventa un contenitore sofisticato.
Il criterio di scelta
Se il problema è condividere informazioni, una piattaforma basta.
Se il problema è governare documenti che decidono, serve un sistema.
Avere una piattaforma non significa avere un sistema. Senza architettura, i documenti restano un rischio.