All’inizio Google Drive e un Document Management System sembrano fare la stessa cosa: salvare, condividere, collaborare sui documenti. Per molte aziende la differenza appare teorica, quasi accademica.
Poi arriva il primo errore serio. Una versione sbagliata inviata a un cliente. Un contratto non valido usato come riferimento. Una procedura superata applicata per abitudine.
È in quel momento che la differenza diventa concreta.
Drive nasce per collaborare, non per governare
Google Drive è progettato per facilitare la collaborazione. Modifiche simultanee, commenti, condivisione rapida.
Funziona benissimo quando il documento è in costruzione. Quando le decisioni sono ancora aperte.
Ma Drive non dichiara quando una decisione è chiusa. E questo è il suo limite strutturale.
Quando il documento diventa definitivo
Ogni organizzazione ha documenti che, a un certo punto, diventano definitivi. Contratti firmati, procedure approvate, listini validati.
In Drive questi documenti restano trattati come tutti gli altri. Possono essere copiati, modificati, spostati.
Il sistema non distingue ciò che è in lavorazione da ciò che è vincolante.
L’errore non è tecnico, è sistemico
Quando viene usata una versione sbagliata, la reazione è spesso tecnica: “bisogna stare più attenti”, “rinominiamo meglio”, “mettiamo una cartella dei definitivi”.
Ma l’errore non nasce dalla distrazione. Nasce da un sistema che non protegge le decisioni.
Drive non è progettato per farlo.
Il DMS come sistema di distinzione
Un Document Management System distingue. Tra bozza e valido. Tra modificabile e bloccato. Tra consultabile e operativo.
Queste distinzioni non sono optional. Sono ciò che rende affidabile un documento nel tempo.
Senza distinzione, ogni utilizzo diventa un rischio.
Versioni vs validità
Drive gestisce le versioni come cronologia. Un DMS gestisce la validità come stato.
La differenza è sottile ma decisiva. La cronologia racconta il passato. Lo stato governa il presente.
Le aziende non sbagliano perché non sanno cosa è successo. Sbagliano perché non sanno cosa vale ora.
Collaborazione e governo non sono opposti
Spesso si pensa che introdurre un DMS significhi perdere flessibilità. In realtà significa separare i momenti.
Collaborazione quando il documento è aperto. Governo quando il documento è chiuso.
Drive è eccellente nel primo. Un DMS è necessario per il secondo.
Quando Drive diventa un rischio silenzioso
Finché tutto va bene, Drive sembra sufficiente. Il rischio cresce lentamente, sotto forma di abitudini.
Quando l’errore arriva, è sempre “inaspettato”. Ma il sistema lo rendeva inevitabile.
Non perché Drive sia sbagliato. Perché viene usato oltre il suo scopo.
La scelta non è Drive o DMS
La scelta non è binaria. Molte organizzazioni usano entrambi.
La differenza è capire quando serve collaborazione e quando serve governo.
Confondere i due piani significa esporsi a errori strutturali.
Il segnale decisivo
Se l’errore più temuto è “abbiamo usato il documento sbagliato”, non serve più ordine.
Serve un sistema che renda impossibile sbagliare versione.
Drive funziona finché i documenti non diventano vincolanti. Da lì in poi, serve un DMS.