È spesso dato per scontato che l’adozione di un gestionale in una PMI possa risolvere ogni problema legato ai processi aziendali. Questa convinzione trascurata ignora un aspetto cruciale: i processi non strutturati persistono e si intrecciano inevitabilmente con il sistema gestionale, influenzandone l’efficacia.
Il vero problema: la convivenza tra digitalizzazione e processi informali
Il principale obiettivo di una PMI è garantire efficienza operativa tramite standardizzazione e controllo. Tuttavia, la realtà mostra che molti processi rimangono spesso non strutturati, ad esempio decisioni prese attraverso comunicazioni verbali o email non tracciabili, attività ripetitive svolte fuori dai flussi del gestionale, e dipendenza da conoscenze tacite personale-specifiche. Questo crea un divario tra il metodo previsto e l’effettiva esecuzione, minando la coerenza operativa.
Questa disarmonia non è il risultato di una cattiva scelta tecnologica, ma di un fenomeno radicato nella natura organizzativa delle PMI, dove flessibilità e adattamento sono spesso prioritari rispetto alla rigidità dei flussi formali.
Analisi sistemica: processi, ruoli e decisioni a confronto
Un sistema gestionale definisce ruoli, autorizzazioni e procedure codificate, ma spesso si scontra con processi emergenti e taciti gestiti dal personale o da sistemi paralleli. Ad esempio, la compartimentazione delle responsabilità può essere bypassata da collaborazioni informali o da decisioni che si basano su relazioni di fiducia più che su linee gerarchiche esplicite.
Questo porta a un sistema ibrido in cui la governance, intesa come insieme delle regole e controlli, deve fare i conti con un sottofondo di operatività non tracciabile e non formalizzata, che genera inefficienze e rischi di controllo e conformità.
Impatto sulla crescita, controllo e scalabilità della PMI
La convivenza di processi formali e non strutturati ha ripercussioni dirette sulla crescita dell’impresa. Senza una chiara codificazione e monitoraggio, è difficile replicare o scalare modelli di successo, mentre aumentano le possibilità di errore e dispersione informazioni. Il controllo si indebolisce progressivamente, creando problemi anche nella gestione dei rischi e nella compliance normativa.
La crescita senza controllo strutturato diventa quindi un esercizio rischioso, che riduce la capacità dell’azienda di adattarsi coerentemente a contesti più ampi o complessi.
Errori tipici nella gestione dei processi nelle PMI
La maggior parte delle PMI tende a pensare che l’implementazione di un gestionale sia una soluzione completa, relegando i processi informali a un problema marginale. Questa sottovalutazione genera un’insoddisfazione nei risultati attesi e porta a continui aggiustamenti post-implementazione, spesso inefficaci o parziali.
Un altro errore ricorrente è quello di non mappare i processi reali, limitandosi a quelli formali, o di non coinvolgere le persone chiave nelle fasi di progettazione e monitoraggio dei processi.
Un cambio di paradigma: considerare il non strutturato come parte del sistema
Affrontare correttamente la convivenza tra gestionale e processi non strutturati richiede di spostare l’attenzione da una visione binaria (processi o assenza di processi) a una dinamica più articolata, che integri consapevolmente livelli formali e informali.
Questo implica metodologie e strumenti di mappatura e monitoraggio che includano workflow agili, condivisione della conoscenza tacita, gestione dei rischi emergenti e flessibilità nei controlli, evitando una rigidità eccessiva che limiterebbe la capacità di adattamento.
Come integrare efficacemente processi formali e informali
La chiave sta nell’adozione di una governance multilivello che valorizzi ruoli e responsabilità in modo chiaro, ma che consenta anche la metamorfosi dei processi in risposta alle esigenze reali dell’organizzazione e del mercato.
In particolare, occorre:
- Mappare flussi operativi e decisioni formali e informali.
- Introdurre sistemi di monitoraggio estesi, non limitati ai dati gestionale.
- Riconoscere il valore del capitale umano e delle sue competenze tacite.
- Promuovere la trasparenza e la condivisione delle informazioni in modo integrato.
- Definire indicatori di performance che includano parametri qualitativi.
- Aggiornare continuamente la progettazione del sistema organizzativo.
Confronto tra processi strutturati e non strutturati in PMI
| Caratteristica | Processi Strutturati | Processi Non Strutturati |
|---|---|---|
| Definizione | Sequenze codificate, documentate e standardizzate | Attività svolte in modo informale, non codificato |
| Controllo | Elevato, basato su regole chiare e tracciabilità | Limitato, difficilmente misurabile o monitorabile |
| Flessibilità | Bassa, segue procedure rigide | Alta, si adatta rapidamente a contesti variabili |
| Ruolo delle persone | Orientate all’esecuzione standard | Centrali per l’adattamento e la risoluzione |
| Impatto sulla crescita | Favorisce scalabilità e replicabilità | Favorisce innovazione ma implica rischi operativi |
Quando e come monitorare i processi non strutturati
Una domanda centrale è con quale frequenza e strumenti si debba monitorare l’elemento informale che si annida nel sistema PMI. La risposta dipende dalla natura del processo e dal rischio associato, ma una buona pratica è l’adozione di monitoraggi periodici sia quantitativi che qualitativi, includendo feedback diretti da parte del personale e analisi delle anomalie nelle performance operative.
Strumenti di raccolta dati indiretti, come sistemi di comunicazione interna o piattaforme collaborative, possono fornire insight rilevanti per comprendere la componente non ufficiale.
La crisi della rigidità gestionale: cosa insegnano i casi e le ricerche
Le ricerche più recenti evidenziano che le PMI che ignorano la dimensione non strutturata si espongono a rischi di inefficienza crescente e perdita di competitività. Parallelamente, chi integra flessibilità e controllo ottiene un miglior equilibrio tra innovazione e stabilità.
Questa consapevolezza richiede una revisione in profondità dell’architettura dei processi, che deve evolvere da archivio statico di procedure a sistema dinamico di governance integrata.
Una prospettiva definitiva sulla gestione delle PMI tra gestionale e non strutturato
Il rapporto tra gestionale e processi non strutturati nella PMI non è un problema da eliminare, ma un fenomeno da comprendere e gestire con strumenti e approcci adeguati. La sfida non è la scomparsa del non strutturato, ma la sua integrazione intelligente.
Superare la dicotomia artificiale permette alle PMI di costruire organizzazioni resilienti, capaci di crescere in modo controllato e scalabile, mantenendo la capacità di adattarsi. Questa è la chiave per una governance che non soltanto ordina, ma sostiene e trasforma.