È lunedì mattina.
Ore 9:00.
Stessa stanza, stesse persone, stesso ordine del giorno.
Eppure, nessuno ha davvero voglia di esserci.
La scena è sempre uguale
Il commerciale apre il portatile.
L’amministrazione ha il suo file.
L’operativo guarda numeri che non riconosce.
Dopo dieci minuti arriva la frase rituale:
“Aspetta, i miei dati sono diversi.”
Non è un conflitto.
È una constatazione.
Il problema non è la riunione
La riunione è solo il punto di emersione.
Il problema vero è che:
- ognuno arriva con la sua versione
- i numeri sono corretti, ma non coerenti
- nessuno sa quale sia quella giusta
La riunione non serve a decidere.
Serve a riconciliarsi.
Quando il sistema costringe a discutere i dati
In un sistema sano, la riunione serve a:
- scegliere
- priorizzare
- decidere
In questo caso serve a:
- spiegare
- giustificare
- difendere il proprio punto di vista
Il tempo non viene usato per il futuro.
Viene speso sul passato.
Le persone non litigano, compensano
Nessuno alza la voce.
Nessuno accusa.
Ma tutti:
- fanno controlli extra
- portano fogli di supporto
- tengono “una versione di sicurezza”
La fiducia nel sistema è bassa.
La fiducia tra le persone regge a fatica.
Quando la tecnologia è presente, ma non utile
Il sistema c’è.
È anche costoso.
Ha dashboard, report, accessi.
Ma non è:
- il punto di riferimento
- la base comune
- la fonte condivisa
È solo uno degli attori della riunione.
Il lunedì diventa un rito stanco
Col tempo:
- le riunioni si allungano
- le decisioni si rimandano
- l’energia cala
Non perché le persone non siano capaci.
Ma perché il sistema non le aiuta.
Il vero costo non è la riunione
Il vero costo è:
- il tempo speso prima a prepararsi
- il tempo speso dopo a sistemare
- la perdita di fiducia nei numeri
- le decisioni prese “a sensazione”
La riunione è solo il sintomo.
Quando la scena cambia
In aziende dove il sistema è coerente:
- la riunione dura meno
- i numeri non si discutono
- si parla di scelte
Non perché siano più bravi.
Ma perché vedono la stessa realtà.
La domanda che chiude la scena
Non chiederti:
“Questa riunione è inutile?”
Chiediti:
“Se togliessimo il sistema, cosa cambierebbe davvero?”
Se la risposta è “quasi nulla”,
allora il problema non è la riunione.